Pourquoi choisir le flex-office ?

Le flex-office apparaît aujourd’hui comme la nouvelle solution apportée au bien-être des salariés en entreprise. En effet, bien que la crise sanitaire n’ait pas totalement effacé le bureau traditionnel, elle a tout de même remis en question l’espace de travail en entreprise. Dans notre dernier article, nous parlons de l’avenir du bureau, de son devenir pour les prochaines années. Si ce sujet vous intéresse vous pouvez le consulter cet article dès maintenant.

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Le flex-office : c’est quoi ? 

Dites adieu à votre bureau attitré et votre poste de travail fixe, car le flex-office s’est désormais bien installé dans les bureaux. En effet, le flex-office est une nouvelle solution immobilière pour les entreprises. Il va effacer le bureau attitré et proposer un nouveau mode d’organisation de l’espace.

Dans le flex-office, l’employé peut travailler sur un bureau, dans un espace de co-working, en salle de réunion, etc. En effet, il n’a plus cette sédentarité du bureau traditionnel. Le salarié est libre de travailler où bon lui semble. Il faut savoir que l’objectif principal du flex-office est de faire de l’espace de travail un lieu hybride entre vie sociale et travail. En effet, comme sa traduction « bureau flexible » l’indique, il donne le choix à l’employé de choisir lieu de travail selon ses tâches et ses missions.

Selon Claire Rondel, Directrice de la communication chez Ubiq, le flex-office est apparu suite à trois constats :

• La révolution digitale
• Les salariés souhaitent avoir un confort de travail
• Des habitudes de travail (congés, télétravail, arrêts maladie, etc), qui libèrent des espaces inexploités dans les bureaux.

Quelles sont les caractéristiques du flex-office ? 

• Espaces détentes
• Salle à manger
• Phone box
• Salles de réunion informelle, etc.

En effet, la plupart du temps, on retrouve ces espaces dans les flex-office. On va privilégier les ordinateurs portables afin d’éviter les grands bureaux avec des ordinateurs fixes.

Quels sont les avantages du flex-office ? 

Une optimisation de l’espace 

Un des tout premiers avantages du flex-office est qu’il permet une optimisation de l’espace. Contrairement au bureau traditionnel, il n’y a pas besoin de cloisons on de baies vitrées pour séparer les pièces.

Un avantage économique 

Par la suite, il y a un réel avantage économique qui se présente. En effet, comme il y a une optimisation de l’espace, il y a donc logiquement moins de coûts d’aménagement. Par conséquent il y a un réel avantage économique pour l’entreprise.

Meilleure productivité et efficacité 

Logiquement, si le flex-office vient privilégier le bien-être de l’employé, alors ce dernier se verra plus productif au travail. En effet, le bien-être des collaborateurs est devenu le paramètre incontournable et à l’affiche des critères de différenciation en entreprise.

Plus de propreté et d’hygiène 

Avec un espace plus ouvert, plus aéré, on évite d’accumuler les poussières et les saletés. Le flex-office empêche un surpeuplement d’employés dans un petit espace.

Resserrer les liens entre collègues

Le fait de pouvoir se déplacer et choisir l’endroit de travail, engage également une libre circulation de l’employé dans les locaux. De ce fait, il peut alors faire la rencontre d’autres collègues qu’il ne croiserait pas en étant enfermé dans son bureau. C’est l’occasion de créer une cohésion de groupe entre tous les employés et non uniquement entre les équipes même (marketing, commercial, communication, etc.)

Quels sont les inconvénients du flex-office ? 

Nécessité à être organisé 

Il faut savoir que la liberté de circulation ainsi que l’absence d’attribution de bureau attitré dans le flex-office, n’a pas que du positif. En effet, cela implique d’être pointilleux sur l’organisation : la connexion internet, les horaires, les disponibilités de salles, l’aménagement de l’espace, etc.

Un bureau impersonnel 

En effet, il n’y aura pas ce petit plaisir de retrouver son bureau chaque matin. Il n’est pas possible de personnaliser son espace de travail personnel dans un flex-office, ce qui peut déplaire à certains. Il ne faut donc laisser aucune trace derrière soi lorsque l’on quitte son travail.

Difficulté à garder le contact 

Comme le flex-office ne requiert pas toujours une présence physique au bureau, il devient difficile de garder un contact régulier avec ses collègues. En effet, il existe là un challenge pour les entreprises qui vont développer des outils de communication qui permettront de garder un contact avec ses collègues. De plus, les employés sont éparpillés dans le lieu de travail, il peut donc être compliqué de les réunir et de les regrouper.

Des collègues irrespectueux 

En effet, le flex-office peut malgré tout créer des tensions entre les collaborateurs. Si certains d’entre eux ne respectent pas l’hygiène de vie de l’entreprise et du flex-office, il peut rapidement y avoir des conflits. Par exemple des collègues trop bruyants ou bien qui ne rangent pas le bureau ou les salles de réunion derrière eux…

Comment faire pour que le flex-office fonctionne ? 

Premièrement, il sera important d’instaurer des règles de vie. En effet, même s’ils ont un cadre de travail optimal, une liberté de circulation, une flexibilité dans leur travail, ils se doivent tout de même de respecter le cadre de vie au travail. Il y a également ce principe de « clean desk » qui accompagne le flex-office, où l’on ne doit rien retrouver sur le bureau après l’avoir utilisé.

Deuxièmement, il faudra déployer les bons outils digitaux pour assurer une communication fluide entre les employés. En effet, cela permettra d’avoir un système d’information adéquat.

Pour finir, il sera important de mettre en place un management actif et réactif. En effet, le flex-office implique une façon de travailler totalement différente. De ce fait, cela implique donc également un management différent. Le management en flex-office va être plus bienveillant, on va accorder plus de confiance à l’employé. Cependant, le manager doit être très présent dans l’accompagnement de ses employés, puisque la distance complique le contact. Il faudra aborder un management qui puisse s’aligner avec la culture de l’entreprise et que les employés puissent avoir ce sentiment d’appartenance.

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